Первый регламент системы внутреннего контроля — Положение о работе с договорами. Договорная работа, с точки зрения постановки внутреннего контроля — довольна простая процедура, призванная защищать интересы компании.

Отсутствие работы с договорами в организации приводит к проигрышам в суде, злоупотреблению полномочиями и, как следствие, потерей денег. В худшем случае, отсутствие договорной работы на предприятии влечет за собой потерю бизнеса целиком.

Это не преувеличение. Такие риски действительно сопровождают предприятие. Отсутствие разделения полномочий и размытая ответственность приводят к тому, что предприятие закупает ненужные ему материалы или продает результаты своего труда за бесценок.

Риски процесса заключения договоров

Не защитит от потерь и наличие утвержденного Положения о работе с договорами.

Пример, в котором никто ни за что не отвечает

Ситуация:

Юристы одного завода два раза проигрывали в суде мерчендайзинговым компаниям (такие организации занимаются выкладкой товаров на полки в сетях). Когда приставы арестовывали счет, оказывалось, что у контрагента на руках был договор и акт выполненных работ. В договоре была указана отсрочка и штрафные санкции. Но на заводе о таком договоре ничего не слышали. Генеральных директоров завода собственник менял регулярно, поэтому на момент проигрыша в суде того, кто подписывал договор, уже давно на заводе не было. Ущерб был небольшой, но обидный.

На другом заводе холдинга для подписания контракта под листом согласования необходимо собрать целых 8 подписей. Однако такая система периодически дает сбои. То какому-то ООО скидку на продажу установили 50% от прейскуранта или военным дали отсрочку 60 рабочих дней. То снабженцы завезут ванилин в пакетиках по 2 грамма (это в кондитерском то цехе, сколько нужно человек, чтобы их распаковать?).

Когда доходит дело до оплаты, руководство спохватывается: а кто вообще такие контракты подписал? Все пальцем показывают на инициаторов, однако те в ответ предъявляют 8 подписей.

Причина:

Регламент договорной работы не разграничивает полномочия и ответственность между участниками процесса, а напротив, размывает ее. Поэтому, хотя сама процедура простая, единственным контрольным органом остается генеральный директор.

Что делать?

Пересмотреть регламент.

Положение о договорной работе

Договорная работа должна отвечать на простые вопросы:

1. Кто инициирует процедуру заключения договора?
2. Кто составляет документ?
3. Какими критериями руководствуются при составлении документа?
4. С кем контракт согласовывается?
5. Кто подписывает договор?
6. Где хранится документ?

Например, в положении может быть установлено, что инициатором выступает руководитель службы, составляет договор юрист предприятия. В документе учитывается отсрочка платежа и штрафные санкции. Далее перечисляются руководители служб, с которыми согласовывают проект договора. Перечисляются доверенности на подписание договора со стороны предприятия. В заключение приводится порядок хранения документа.

Классификация договоров

Можно классифицировать договоры на типовые и нетиповые, чтобы упростить порядок действий и ускорить согласование.

К типовым процедурам относятся:

• заключение договоров на продажу и закупку;
• трудовые контракты с сотрудниками.

Такие контракты можно проводить по упрощенной схеме.

Напротив, нетиповые, например об аренде, лизинге, на строительство, монтаж оборудования, нужно «пропускать» по полной процедуре, которая защитит интересы бизнеса.

Для типовых контрактов можно установить лимит суммы сделки для согласования. Например, 100 тысяч рублей. Все счета, у которых сумма больше лимита должны сопровождаться договором, подлежащим согласованию.

Договорная работа юридической службы

Все договора готовятся юристами компании. Бланки типовых договоров должны быть в общем доступе. Разногласия с контрагентом оформляются протоколом, о чем дополнительно в теле договора сообщается отдельной строкой. Если этого не сделать, протокол разногласий будет недействительным.

Для нетиповых договоров в регламенте предусматривают бланк заявки на составление контракта. И устанавливают срок исполнения заказа, например, 2-3 рабочих дня.

Если холдингом руководит Управляющая компания, логично все договора согласовывать «наверху», инициируя их снизу.

Согласование проекта договора

Договорная работа должна описывать процедуру согласования проекта договора подробно.. Но не стоит описывать процесс слишком объемно. Достаточно схематично показать порядок прохождения проекта по инстанциям.

Часто службы увлекаются поисками новых поставщиков для снабжения предприятия. В результате все рабочее время уходит на согласование договоров и проверку соответствия цен рынку.

Чтобы избежать разрастания контрагентской базы, нужно выработать ряд существенных принципов для принятия договоров к рассмотрению. Например, установить, что согласованный поставщик должен предоставлять отсрочку платежа в 30 или 60 календарных дней. Это можно оправдать политикой продаж компании. Покупатели настаивают на отсрочке и заплатят только тогда, когда все документы поставки будут в порядке. То есть количество в накладных совпадает с актами приемки, а цены — со спецификациями к договору.

Также каждый поставщик должен предоставить комплект юридических документов и налоговую отчетность за последние 3 года. Те, кто отказываются это сделать, не попадают в реестр утвержденных поставщиков.

Согласование проекта договора, приложений и спецификаций начинается с:

• технических характеристик;
• экономических условий;
• экономической безопасности;
• юридической прозрачности;
• налоговой безопасности.

Для договоров на услуги, контрактов с предоплатой или тендерных процедур, согласование со службой экономической безопасности обязательно.

Договорная работа как процедура контроля

По сути, речь идет о двух видах договоров: на поставку (сырья, материалов, услуг, оборудования)  и на продажу (готовой продукции, товара, прочих материалов).

Договорная работа с поставщиками

При закупках обращают внимание на:

• цены, объемы и условия оплаты, которые может гарантировать поставщик;
• наличие альтернативы поставщику (отбор на тендерной основе);
• документы поставщика: устав, приказ, подтверждающий полномочия подписания со стороны контрагента;
• отсутствие дебиторской задолженности поставщика перед организацией (возможны старые долги, не закрытая предоплата);
• отсутствие поставщика во всевозможных «черных списках», наличия к нему судебных претензий и тому подобного.

Договорная работа в коммерческой деятельности

Типовые параметры экономических условий для согласования при продажах:

• соответствие цен и условий оплаты действующим правилам.
• наличие производственных и логистических мощностей для выполнения контракта;
• документы покупателя: устав, приказ, подтверждающий полномочия подписания со стороны контрагента;
• отсутствие дебиторской задолженности перед организацией;
• отсутствие текущего судебного разбирательства.

Положение дополняется контрольными процедурами для каждого из процессов. Для типовых договоров процедура должна быть быстрой, а порядок взаимодействия следующий:

• инициатор получает от потенциального контрагента протокол разногласий;
• юрист и главный бухгалтер дают свои замечания на этот протокол;
• инициатор отправляет замечания контрагенту.

Если контрагент согласен с протоколом, в основной текст делают об этом запись (иначе протокол не действительный).

Нетиповые сделки

Для нетиповых договоров, которые поступают от контрагентов, процедура также не должна занимать много времени. Юрист и главный бухгалтер, как правило, в течение 1–2 дней пишут замечания и передают их инициатору сделки. Последний должен получить согласие или обоснованный ответ от контрагента. Письмо инициатор опять передает юристу и главному бухгалтеру. А они, в свою очередь, передают документы на подпись генеральному директору.

Перед подписанием каждый договор должен пройти не больше 5 согласований. В небольшой компании можно ограничиться даже двумя согласованиями: технический специалист и бухгалтер-экономист.

Можно завести лист согласований, в котором каждая согласующая инстанция пишет свои замечания к контракту.

Во-первых, такая процедура сократит время согласования. Иногда согласующие выставляют несущественные требования. Все стороны, у которых есть свое мнения, удовлетворить невозможно в принципе. Лист согласования, в котором указаны замечания очередной службы, отразит позицию в жесткие сроки.

Во-вторых, такая процедура не даст безалаберному руководителю перекладывать ответственность на подчиненных. Часто бывает, руководитель не подписывает его до тех пор, пока все не ставят свои визы. Изложение позиций каждого подразделения подталкивает менеджера к принятию хоть какого-то решения. Внутреннему контролеру такая ситуация помогает: в листе согласований уже распределена ответственность.

Например:

Заключен договор с контрагентом, у которого перед компанией имеется давняя просроченная дебиторская задолженность. Если в листе согласований указано, что есть просроченная дебиторская задолженность, ее объемы, сроки и т. д., то виноватым будет подписавший его руководитель. Если же контракт согласован без замечаний, то явно «ошибся» планово-экономический отдел.

В-третьих, во многих компаниях дополнительные соглашения, спецификации и протоколы (например, протокол согласования цены) к договорам пропускаются по упрощенной процедуре. Обоснование упрощения традиционно — заключение контракта занимает слишком много времени. Однако такая ситуация не устраивает с точки зрения внутреннего контроля. Например, из рамочного контракта может вообще не возникать обязательств для организации, так как все они содержатся в спецификации. Поэтому процедура должна запускаться и для договоров, и для любых изменений и дополнений к ним.

Порядок согласования крупных сделок и сделок с аффилированными компаниями

Для предотвращения риска поглощения, регламент должен описывать порядок одобрения крупных сделок и сделок с аффилированными компаниями.

Для этого у юриста должен быть предоставленный владельцем и генеральным директором список аффилированных лиц, а также заранее рассчитаны критерии для признания сделок крупными. Если контракт удовлетворяет условиям, вынесенным в подзаголовок, его рассмотрение проводят на уровне Совета директоров либо общего собрания акционеров.

Подписание договора

С точки зрения внутреннего контроля желательно, чтобы первым документ подписывал контрагент. Хотя в согласованный текст он может внести изменения, проще проверить текст, чем искать листы с печатями. Это требование и нужно установить в регламенте.

Если первой подписала контракт компания, необходимо контролировать возврат подписанного документа в журнале регистрации отправленных контрагенту для контроля их возврата. При этом в регламенте не должно быть фраз типа: «при неполучении от контрагента оформленного контракта он считается не действительным». Типовая фраза должна быть другой: «инициатор заключения договора принимает все меры к его возврату, подписанному со стороны общества». Такое требование необходимо для предотвращения следующих ситуаций.

Например, контрагенту был отправлен договор с условиями поставки в следующем квартале и оплаты товара через 15 дней после поступления товара на склад контрагента. Казалось бы, если он не подписан, то отгрузки не было и ничего страшного не произошло. Но контракт содержит штрафные санкции, например 0,1 % за каждый день просрочки. Если этот текст «всплывет» у контрагента, например спустя 2 года, то предприятие, во-первых, должно будет, заплатить пени больше, чем в половину от суммы сделки. А во-вторых, для исполнения отгрузить товар по цене двухлетней давности.

Отдельно необходимо контролировать право подписи лиц, подписывающих контракт.

Во-первых, необходимо убедиться в полномочиях подписывающего лица со стороны контрагента. Это можно сделать, введя в регламент требования предоставления устава, решения общего собрания акционеров/участников и банковской карточки.

Во-вторых, юрист, прежде чем дать разрешение на регистрацию и проставление печати, должен проверить срок действия доверенности подписывающего лица со стороны своей организации.

В-третьих, необходимо повторно проверить исполнение приказа о распределении полномочий.

Регистрация и хранение

Положение должно предусматривать регистрацию договоров в журнале учета в бумажном или электронном виде. Если речь идет о предприятиях холдинга, можно завести для каждого юридического лица отдельный лист. Если об одном предприятии —  можно разделить листы по службам.

Печати и договоры хранят в юридическом отделе или у главного бухгалтера. Не стоит хранить печать у секретаря или в канцелярии.

Физическое хранение документов в подразделениях приводит к их потере. А это затрудняет защиту интересов предприятия в суде.

Еще один способ хранения копий договоров — цифровой. Можно назначить ответственного за ведение реестра. В его обязанности входит внесение в таблицу всех подписанных контрактов, прошедших процедуру согласования. Реестр можно вести в Excel, привязав гиперссылки к скану договора с листами согласования и спецификациями. Оригинал документа может храниться в бухгалтерии или у юриста. В колонках указать всю интересующую информацию: номер,дату, контрагента, инициатора, подписанта, сумму сделки, условия оплаты, дату окончания, пролонгацию, конкурентов поставщика.

Если хранить реестр в облаке или на сервере, можно дать доступ службам к просмотру реестра. В реестр не должны попадать контрагенты, чьи контракты согласовываются по упрощенной схеме.

По такому реестру просто проводить инвентаризацию договоров, выявлять раздробленных или дублирующих поставщиков. Можно сортировать по инициаторам и восстанавливать дубликаты утерянных документов. Трудным будет только первое составление реестра, но к первоначальной инвентаризации можно привлечь несколько сотрудников.

В заключение нужно сказать о дополнении регламента следующими элементами контроля:

• контроль поставок с предоплатой;
• дополнительный контроль лимитов: например, проверки того, что запас упал до неснижаемого остатка и т. д.

Безусловно, у каждого предприятия своя специфика и дополнительные элементы контроля каждое предприятие  устанавливает самостоятельно. Внутренний контролер должен отслеживать эти сложности и вовремя предлагать изменения в регламенты.