Никакие процедуры внутреннего контроля не будут эффективны. если они не анализируются.

По сути система внутреннего контроля — это система безопасности предприятия, в основе которой лежит действующее законодательство.

Так, например, проведя инвентаризацию и недосчитавшись продукции или материалов, именно внутренний контролер должен организовать законную компенсацию похищенного или утерянного. Для этого он должен установить виновного. Если виновного явно указать не получается, виноватым следует считать руководство компании, которое не провело соответствующих процедур, рекомендованных внутренним контролером.

Зачастую не имеет смысла обращаться в полицию, чтобы наказать виновного. Туда следует обращаться, если охрана предприятия поймала похитителя с поличным. В противном случае это произвол. Значит следует уделять больше внимания правильности процедур в рамках действующего законодательства.

Также не стоит заключать договор продажи с контрагентом, у которого на сайте ФССП есть судебные решения о взыскании. Это очевидные вещи, но менеджеры продажи, гоняющиеся за клиентом с целью получения премии за увеличение продаж, не понимают это.

Дисциплина инженерной и хозяйственной службы также должны быть под неусыпным контролем. Не следует оплачивать материалы, если предыдущие закупки в системе числятся за службой. Не следует оплачивать поставщику, если не закрыта предыдущая поставка материалов. Как часто Вы наблюдали следующую картину: главный инженер обещает, что завод остановиться из-за отсутствующих запчастей, а при проверке оказывалось, что такие же запчасти числятся на складе, или поставщик вашему предприятию уже год как должен. Это все к вопросу о достоверности себестоимости и, как следствие, прибыли.

Инструменты СВК.

Сейчас принято экономить. Нерачительный начальник обречен искать работу. Но некоторые вещи окупаются с лихвой.

Так максимальная автоматизация всех участков предприятия позволяет с одной стороны уменьшить влияние так называемого человеческого фактора, а с другой позволяет все процедуры внутреннего контроля проводить в режиме реального времени.

Хорошее программное обеспечение позволяет быстро анализировать состояние бизнес-процессов, позволяет осуществлять запретительные мероприятия, также быстро и качественно делаются рапорты и аналитические отчеты для владельцев бизнеса.

При правильной организации бизнес-процессов основной задачей бухгалтерии предприятия, кроме получения кредитов и уплаты налогов, станет контроль и подтверждение остатков. Весь документооборот ведется непосредственно участниками процесса.

Стол заказов принимает заказы, которые приходят в электронном виде в систему, логист формирует маршрутные листы, оптимизированные на основе полученных заказов. Экспедиция формирует и доставляет заказ покупателю через свою службу доставки. Деньги за поставку приходят на счет.

Под каждой процедурой, описанной выше, подразумевается принятие решения и оформление документов. Но участвуют в процессе люди, непосредственно занимающиеся отгрузкой. Система в случае невыполнения какого-либо из оговоренных условий просто не позволит им это сделать.

При наличии просроченной дебиторской задолженности заказ просто не будет размещен в системе, следовательно, не будет отгружен.

Логистическая программа не позволит погрузить в машину больше её вместимости, маршрут будет составлен так, чтобы все заказы развести по графику. При таком подходе транспорт можно загрузить заблаговременно.

Автоматизация позволяет указать сотрудникам (независимо от того: новички они на вашем предприятии или давно работают), что не следует делать. Можно выводить сообщения на экран так, чтобы работник понимал, что именно он сделал не так. И впредь вопросов у него не возникало.

Это не “защита от дурака”, это система внутреннего контроля в действии.